ベンチャー企業ではたらく男のブログ

社内ブログ利用を習慣化させる工夫

サイボウズ、グループウェアとのシングルサインオンも可能な企業向けブログ

さらに、同社のグループウェア製品「サイボウズ Office 6」「サイボウズ ガルーン 2」と共通のログイン名／パスワードを利用できるシングルサインオン機能もサポートした。

グループウェアとのシングルサインオンは社内ブログ参加のハードルを下げる大きな効果があるだろう。

ユーザーは複数のID/パスワードを管理したくないものだ。社内に新しく導入されたシステムにアクセスした際に、ログインフォームが表示された時点で面倒くさくなってブラウザを閉じてしまう人も多いのではないか。

社内ブログは、掲示板の代替や日報ツールとして導入するケースもあれば、個人の自由な情報発信を促すためのコミュニケーションツールとして導入する場合もあるだろう。

後者の場合は強制力のない社員個人のボランタリーな発信が基本となり、社員の積極な投稿を促すための工夫が必要になる。また、投稿以前にまず社内ブログへのアクセスを習慣化させる必要がある。

グループウェアのポータル上に社内ブログへのリンクアイコンを表示し、グループウェアと社内ブログ間でシングルサインオンができるようにする。そうすれば社員を自然と社内ブログへ誘導することができ、社内ブログ利用の習慣化が進みやすいのではないだろうか。

 

社内ブログ、社内ＳＮＳの導入における課題と課題をクリアするコツ

iUGの会員限定ＳＮＳで「社内ブログ/SNS導入における注意点」というタイトルで、社内ブログ/SNS導入後にファシリテーターが注意すべき点について、記事を投稿した。
ご興味をお持ちのかたは、ぜひiUGに会員登録いただきたい。

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社内ブログ/SNSについては、そもそも導入前の時点で障壁を感じている方も多いと思う。
導入前の課題として考えられるのは次の３つだ。

１．稟議が通らない
２．システムを設定管理するスキルが社内に不足している。
３．要件に合ったシステムがない（価格/機能）

ここでは、「１．稟議が通らない」について考察してみたい。

「稟議が通りにくい」理由は、3つに大別できるだろう。
a.導入効果を上長に説明できない。
b.誹謗中傷や会社をむやみに批判するような投稿が行われるなど、導入後のリスクが懸念されている。
c.社内ブログ/SNSの導入効果について一般論としては理解できるが、自社に適用できるか不明。（活用できないかもしれない。）

「a.導入効果を上長に説明できない。」は最も多く耳にする。グループウェアやERPなどと異なり、導入効果を数値的に算出しにくい。部門を越えた情報共有、コミュニケーションの活性化、などの効果があるといわれているが、費用に見合う効果が得られるのか、といったところだ。

「b.導入後のリスクが懸念されている。」については、匿名掲示板や最近よく見られるブログの「炎上」騒ぎのような、所謂「荒れる」状態を心配している。

「c.自社に適用できるか不明」は、簡単にいえば、「果たしてみんな記事を投稿するだろうか」という懸念である。

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社内ブログ/SNS導入における、これらの課題については、簡単な解決方法が一つある。
「Just,do it!」
である。

私が社内ブログの導入の検討を始めた2年前とは違い、現在ではオープンソースのブログソフトやSNSソフトがいくつかあるし、安価でトライアルが可能な商用の社内ブログソフトも存在する。

案ずるよりも、まずは社内の遊休サーバーにそういった社内ブログ/SNSソフトをインストールしてみてはどうか。使ってみることで解消する疑問が多いのではないか。

a.導入効果を上長に説明できない。
　⇒決済者に実際にブログを使って情報発信をしてもらう。社内ブログ、社内SNSによるコミュニケーションを実感してもらう。

b.導入後のリスクが懸念されている。
　⇒私の経験上、実名で記事を投稿することをルールとすれば（システム上の制限をかけるとよい）、社内ブログが荒れる、ということは、まずない。これも実際に社内ブログを運用することで、実感いただけると思う。

c.自社に適用できるか不明
　⇒これはやってみるまでわからない。もしかしたら、誰も投稿してくれないかもしれない。社内ブログへのアクセスが習慣化するまで、2ヶ月程度は気長に運用してみたほうが良いだろう。

ということで、導入の課題をクリアするコツとしては、「まずははじめてみる」ことをお勧めする次第である。

社内ブログへの記事投稿インセンティブ

知的生産性のツールとしてのブログ（fladdict.net/blog 2005-04-28）

ただ、ブログを通じて自分が学習した最大のことは、

「自分がお金に変換できない情報やアイデアは、溜め込むよりも無料放出することで（無形の）大きな利益を得られる」

ということに尽きると思う。

これはインターネットブログだけではなく、イントラブログにも当てはなる真実だと思います。

社内ブログへの投稿インセンティブとして、ナレッジマネジメントへの貢献を人事評価における評価項目の一つにする、という方法もあるでしょう。

ただ、社内ブログに記事を投稿することが、「直接的に評価や金銭には結びつかないが、大きな利益や満足感を得られる」という実感を社員の皆さんに持ってもらうのが一番です。

そのためにはどうすればいいのか？

社内ブログを一年間運営してきた私にも、まだわかりません。

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今、ファシリテーション入門という本を読んでいます。
ファシリテーションについては以前から興味があったのですが、ちゃんと本を読むのは初めてです。

組織の意思決定の過程に参加させることは、仕事へのコミットメントを高めるのに最適なのです。
その結果として目標が達成できれば、組織て活動する醍醐味が味わえます。達成感に加えて、自分自身で人生を切り開いているという「自己有能感」や仲間から認められたという「承認の喜び」が得られます。組織への帰属感も強まり、さらなるモチベーションへとつながっていくのです。

このあたりに解があるような気がします。

投稿形態タイプ別の社内ブログの使い方

先のエントリで社内ブログ導入形態の類型について整理した。

投稿形態による類型ごとに、私が適していると考える社内ブログの使い方について簡単に記す。

2-1 スペシャリストブログ型
トップや部門長が部下に理念や戦略を伝達するのに用いられる。所謂、社長ブログ。

2-2 グループブログ型
プロジェクトチームの情報共有のために、AGENDAや議事録またはチームメンバの作業報告などを投稿する。

2-3 パーソナルブログ型
社員各自がブログを一つ持ち、自由に記事を投稿する。
記事内容には制限がなく、雑談から業務上のTips、仕事に対する考え方など広範囲に及ぶ。情報共有に加えて、社員間のコミュニケーションの充実が目的とされる。

社内ブログ導入形態の類型

一言に社内ブログといっても、導入形態は様々である。

社内ブログの導入効果を論じる上では、共通の導入イメージを元に議論したほうが良い。
そこで、閲覧形態と投稿形態の二軸で社内ブログの導入形態を整理してみたい。

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１．閲覧形態による分類

1-1 ブックマーク型
ブラウザのお気に入りに社内ブログのURLを登録している。
更新情報はブログにアクセスしなければ知ることができない。

1-2 RSSリーダー型
各自がRSSリーダーを個別に使用している。
RSSリーダーへのブログの登録は社員が任意に行う。

1-3 ブログポータル型
各ブログの新着情報をポータルサイトで集約して表示する。
記事の新着だけではなく、新着コメントの表示や人気ブログのランキング表示を行う。

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２．投稿形態による分類

2-1 スペシャリストブログ型
特定の社員のみが自分の専用のブログをもち、他の社員は記事を閲覧するが投稿は行わない。

2-2 グループブログ型
一つのブログに複数の社員が記事を投稿する。

2-3 パーソナルブログ型
社員一人につき一つブログを持つ。

 

「社内ブログでの知の流通」における課題

久しぶりのmixi新機能がニュース+横幅増加とは

もう2年続くサービスなのに、十分なアーカイブ機能がない。フローばっかでストックが作りにくい。コミュニティの過去ログを踏まえずに何度も同じ議論が行われたり、あっちのコミュで起きた議論がこっちのコミュでも起きたりと、「知の流通」という観点でいえばどえらく無駄なことをしている。

まったく同じ課題が社内ブログや社内SNSでも考えられますね。

＃mixiにおいてこの問題を解決するために必要なのは、コミュニティ内検索とユーザーのリテラシー向上でしょうか。

社内報にトラックバックする

mixiに各種ニュースが読める新サービス--記事を見てそのまま日記を書く

そして、配信された各ニュースについては、日記を書ける「ニュースにひとこと」機能がある。「日記を書く」をクリックすると、配信された個別のニュースについて日記が作成でき、同じニュースについて書かれた日記を一覧で見られる。

要は日記からニュース記事へのトラックバックですね。

私はＳＮＳでは友達以外の日記は殆ど読みません。
ですが、自分が関心のあるニュースについて書いてある日記は、友達以外の日記でも読んでみたくなります。
この新サービスによって、ユーザー同士のマッチングの機会が増えるのでしょうね。

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同様のアイデアは社内ブログでも有効かもしれません。

社内報は社員に共通の話題を提供するニュースメディアです。

社内ブログからイントラの社内報にトラックバックできるようにするのです。

＃「組織変更のお知らせ」に対してトラックバックで物申す社内ブロガーが出てきたりして。

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POLAR BEAR BLOGのアキヒトさんが、社内ブログで社内報の活性化をというエントリで、全く別の視点から社内報と社内ブログの連携について考察されています。

例えばアクセスを集めた記事をピックアップして社内報にまとめ、本人に対する取材を行い「社内報だけの独自コンテンツ」としておまけにつけてあげれば、社内報に対する注目は俄然高まると思います。それが逆に社内ブログへの関心を高め、アクセスや書込みを増やす効果も期待できるでしょう。

上の記事では社内ブログの記事を社内報のネタにしてしまおう、というケースです。
社内報にトラックバックというアイデアでは、社内ブログのネタとしての社内報、と考えるので、逆の発想ですね。

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社内報と社内ブログは色々な面で相性がいいのかもしれません。

社内で社員個人がブログで記事を書けるようにしたい、しかし説得材料がない、という話をよく聞きます。社内報のブログ化をまず行って、ブログに対する理解を深めてもらうというのはどうでしょうか。

社内報のブログ化については、カシオ計算機さんの社内ブログ導入事例が参考になると思います。

社内ブログはストック的かフロー的か

社内ブログの特徴としてよくあげられるのが、「メール（フロー的）と違って後から記事を参照しやすい（ストック的）」という点です。

しかし果たして、ブログは本当にストック的なのでしょうか。
これは社内ブログの導入形態に依存していると思われます。

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RSSリーダーを使って、新着記事のみをチェックしているケースであればフロー的だし、ブログポータルを構築して過去記事を適切にアーカイブしている場合はストック的になるでしょう。

＃社内ブログの有効性に関する議論において、時折すれ違いを感じることがあります。これはイメージしている導入形態の違いが原因だと思います。

またブログのテンプレート次第では、過去記事が参照しやすくなり、ストック的に活用されやすくなるでしょう。

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さて、ストック性向上などをねらって、当ブログのテンプレートを大幅に変更してみました。

・バナー部にナビゲーションをつける
　⇒ナビゲーションが常に表示されており、任意のページに容易に移動することができます。操作性を向上させることで、新着記事以外の参照を促します。

・アーカイブリストをプルダウン化する。
　⇒これまでサイドバーにあったアーカイブリストをプルダウン化してナビゲーション部に移動したことで、サイドバーがかなりすっきりしました。カテゴリの一覧性も高まったと思います。

・月別、カテゴリ別の記事タイトル一覧を表示する。
　⇒過去の記事の検索を容易にし、古い記事の参照を促す意図があります。また、タイトル一覧を眺めることで、どのようなトピックを扱っているブログなのかを概観できる、という効果も狙っています。

まだまだ、工夫の余地があります。もっと変える予定です。

＃ちゃんとテストしていないので、ブラウザによっては表示が乱れたりするかも。。。

《参考》
社内情報メディアをどう考えるか？（POLAR BEAR BLOG）
社内ブログを含めた社内情報メディアについて、ストック/フロー、デジタル/アナログの二軸で考察されています。

また、テンプレート変更にあたっては、下記の書籍が大変参考になりました。

社内ブログ導入時の研修メニュー

社内ブログ導入時の研修メニューとしては例えば下記のような内容が良いのではないでしょうか。
１．導入の意図（会社が解決すべき課題、など）
２．組織におけるコミュニケーションやナレッジマネジメントの重要性（またはその効果）
３．ツール操作方法
４．記事内容に関するガイドライン
５．読みやすい文章の書き方

最近、特に５を忘れてはならないと感じています。
有益な内容の記事であっても、書き方によってはちゃんと最後まで読まれないことがあるからです。

内容は有益だが読みづらい
　　↓
十分内容を把握できない、最後まで読まない。
　　↓
コメントがつかない
　　↓
書き手とってのインセンティブがない
　　↓
投稿する気持ちがなくなる
　　↓
投稿も閲覧もなくなる。

こんな状況に陥り、社内ブログ導入が失敗に終わる、というケースもあるかもしれません。

＃私が読みやすい文章をかけているか、というと。。。まだまだ改善の余地が多いにあります。

引用の引用ですが、参考になる記事があったので紹介します。

読者を惹きつける文章とは（BodyTalk）

（1）「文字が見やすい」ように記述する
（2）話の主旨を先に記述する
（３）「音」のつながりを良くする
（４）話題のまとまりごとに分ける
（５）説明をコンパクトにする
（６）ユーザーの理解に空白を与えない。
（７）確認作業を怠らない

※タイトル部のみ引用

（1）「文字が見やすい」ように記述する、（４）話題のまとまりごとに分ける、の辺りは先のエントリ「ブログで読まれやすい文章」でも言及した、改行と太字の有効性にも関連すると思います。

ブログで読まれやすい文章

ブログの文章では改行が重要だそうです。

真鍋かをり と イントラブログ についてブログマンが語る！（ブログマン業界情報ブログ）

理由は、コンピュータ画面で読むのは目が疲れるからだそうです。

つまり少しでもブログを読んでもらうためには疲れさせない改行はとても重要なのです

改行と同じくらい効果があるのは、重要なキーワードを太字にすることだと思います。

Tiariの日記では今のところ、文字を装飾することができません。HTMLのタグはすべて無効化されます。
完全なWYSIWIGである必要はありませんが、強調表示や引用表示ぐらいはできるといいなと思っています。

そこで、社内ブログツールTiariにFreeTextBoxを組み込んでみようかと考えています。

＃FreeTextBoxの情報提供は某MVPさん(Microsoft Most Valueable Professional)。多謝。